Veel organisaties starten met recruitment zonder dat de wervingsbehoefte écht duidelijk is. Dat leidt vaak tot ad-hoccampagnes, te optimistische verwachtingen en een aanpak die niet onderbouwd is. Terwijl één simpele vraag aan de basis moet liggen van ieder recruitmentplan:
Welke doelgroepen moeten we werven, hoeveel en wanneer?
In deze blog leg ik uit hoe je die behoefte in kaart brengt, waarom een Strategisch Personeelsplan (SPP) hierbij onmisbaar is, en hoe we dit in de praktijk hebben gedaan bij Kenter. Ook deel ik een uitgebreid stappenplan dat je direct kunt toepassen in je eigen organisatie.
Recruitment start altijd bij de business en een heldere wervingsbehoefte
Recruitment hoort nooit “zomaar” vacatures te vullen. Het begint altijd met een duidelijke opdracht vanuit de business en HR. Pas als je weet:
- hoeveel mensen er nodig zijn,
- welke functies prioriteit hebben, en
- op welke termijn ze nodig zijn,
kun je recruitment goed organiseren.
Dat maakt een wereld van verschil. Moet je dit jaar 30 monteurs werven of 60? Dat bepaalt direct de strategie, het budget en de benodigde capaciteit in je team. Zonder duidelijkheid stuur je in het donker.
De rol van een Strategisch Personeelsplan (SPP)
Een Strategisch Personeelsplan (SPP) geeft inzicht in de toekomstige personeelsbehoefte. Het combineert data, strategie en praktijkkennis. In een goed SPP beantwoord je vragen zoals:
- Uitstroom: hoeveel medewerkers gaan er met pensioen of verlaten het bedrijf?
- Groei: welke afdelingen of projecten groeien en wat betekent dat in aantallen fte?
- Kernfuncties: welke rollen zijn cruciaal voor de continuïteit en mogen niet onbezet blijven?
- Timing: wanneer moeten nieuwe medewerkers instromen?
Zo ontstaat er een concreet beeld: dit jaar hebben we 10 monteurs nodig door uitstroom en volgend jaar 20 extra vanwege een nieuw project.
En zelfs als er onzekerheden zijn (bijvoorbeeld aanbestedingen die nog niet zeker zijn), helpt een SPP om scenario’s te maken. Het gaat er niet om dat je alles exact weet, maar dat je richting hebt. Recruitment kan dan anticiperen, plannen en scenario’s klaarleggen.
Waarom wervingsbehoefte vaak lastig te bepalen is
Veel bedrijven worstelen hiermee. Dat komt onder andere doordat:
- Projecten of aanbestedingen onzeker zijn (vallen ze wel of niet?).
- Strategische keuzes nog niet definitief zijn (gaan we uitbreiden of consolideren?).
- Onvoorziene uitstroom lastig te voorspellen is (denk aan verloop, ziekte, vertrek naar concurrenten).
Daarom hoeft een wervingsbehoefte niet altijd “exact” te zijn. Waar het om gaat, is dat er een realistische richting wordt bepaald. Een SPP geeft dat kader en maakt de opdracht voor recruitment concreet: “dit is wat we verwachten, hier moeten we rekening mee houden.”
Praktijkvoorbeeld strategisch personeelsplan: Kenter
Bij Kenter liepen we ertegenaan dat er géén duidelijke wervingsbehoefte lag. Recruitment kreeg geen richting en campagnes waren daardoor lastig te onderbouwen.
We zijn daarom zelf in gesprek gegaan met het management, de directie en HR. Samen hebben we antwoord gezocht op drie kernvragen:
- Welke doelgroepen hebben we nodig? (bijvoorbeeld elektromonteurs, engineers, werkvoorbereiders).
- Hoeveel mensen per doelgroep?
- Wanneer moeten ze instromen?
Pas na dit traject hadden we de basis waarop we een recruitmentplan konden bouwen. Het verschil was groot: recruitment kreeg een duidelijke opdracht en we konden campagnes en employer branding écht richten op de juiste doelgroepen.
Uitgebreid stappenplan hoe je zelf een strategisch personeelsplan (SPP) opstelt
Hieronder vind je een uitgebreid stappenplan om de wervingsbehoefte in jouw organisatie in kaart te brengen en een Strategisch Personeelsplan te ontwikkelen.
Stap 1: Inventariseer de huidige situatie
- Hoeveel mensen werken er nu per afdeling en in welke functies?
- Welke functies zijn moeilijk vervulbaar of structureel onderbezet?
- Hoe ziet de huidige leeftijdsopbouw eruit (pensioengolf of juist jonge instroom)?
Tip: gebruik dashboards of HR-systemen om dit inzichtelijk te maken.
Stap 2: Analyseer de uitstroom
- Hoeveel medewerkers verlaten jaarlijks de organisatie?
- Hoeveel procent gaat met pensioen in de komende 1-3 jaar?
- Wat is het verlooppercentage in cruciale functies?
Voorbeeld: als 5% van je monteurs jaarlijks vertrekt, moet je die 5% altijd opvangen, nog los van eventuele groei.
Stap 3: Breng de groeiplannen van de organisatie in kaart
- Welke strategische doelen zijn er (bijvoorbeeld uitbreiding naar nieuwe regio’s of sectoren)?
- Welke projecten of aanbestedingen zijn in de pijplijn?
- Hoeveel extra capaciteit vraagt dit als het doorgaat?
Nuance: sommige plannen zijn onzeker. Werk daarom met scenario’s: een basisscenario (zeker) en één of twee groeiscenario’s (afhankelijk van projecten/aanbestedingen).
Stap 4: Maak een behoefteanalyse per doelgroep
- Welke doelgroepen zijn kritisch voor de organisatie (bijvoorbeeld technici, IT, zorgpersoneel)?
- Hoeveel mensen zijn er per doelgroep nodig?
- Welke functies zijn “mooi meegenomen” en welke zijn “mission critical”?
Tip: focus altijd eerst op de kernfuncties die de continuïteit van de organisatie garanderen.
Stap 5: Zet het tijdspad uit
- Wanneer moeten de nieuwe medewerkers instromen?
- Is de behoefte gespreid over het jaar of geconcentreerd in pieken (bijvoorbeeld projectstart)?
Voorbeeld: als je in september een groot project start, moet recruitment in april/mei al actief zijn.
Stap 6: Vertaal naar recruitmentopdracht
- Formuleer duidelijk welke doelgroepen, volumes en deadlines gelden.
- Koppel hier budgetten en capaciteit aan: hoeveel recruiters of externe bureaus zijn nodig?
- Maak onderscheid tussen korte termijn (dit jaar) en middellange termijn (2-3 jaar).
Stap 7: Leg vast in een Strategisch Personeelsplan
- Documenteer de analyse, scenario’s en afspraken.
- Deel dit plan met business en HR zodat iedereen op één lijn zit.
- Werk het jaarlijks bij (of vaker, als projecten/aanbestedingen snel wisselen).
Een succesvolle recruitmentaanpak begint bij een heldere wervingsbehoefte
Een succesvolle recruitmentaanpak begint nooit bij campagnes of vacatures, maar altijd bij een helder beeld van de wervingsbehoefte.
Met een Strategisch Personeelsplan leg je dat fundament. Zelfs als je niet alles exact kunt voorspellen, helpt het om richting te geven en scenario’s klaar te hebben.
Door samen met business en HR de juiste vragen te beantwoorden, krijgt recruitment een duidelijke opdracht. Dat scheelt tijd, voorkomt frustratie en zorgt voor campagnes die écht bijdragen aan het invullen van vacatures.
👉 Wil je weten hoe wij organisaties helpen bij het opstellen van een SPP en het vertalen naar een praktisch recruitmentplan? Neem gerust contact op.
